İş Süreçlerinde Dijitalleşme Nasıl Gerçekleşiyor?

Pazartesi, 15 Ocak 2018 10:55

Hazırlayan: Ergi Şener

GYİAD Avrasya İş Süreçleri Konferansı (Eurasia Work Process Conference) Ardından
“Eurasia Work Process Congress” markasının ilk etkinliği, GYİAD’ın desteği ile, 14 Aralık’ta gerçekleşti. “İş Süreçlerinin Dijitalleşmesi” teması altında, Kiğılı, Coca-Cola, Medipol Sağlık Grubu, Denizbank’tan değerli konuşmacıların yer aldığı etkinlikte ben de ”Farklı Sektörlerde Dijitalleşmeye Bakış” panelinin moderasyonunu gerçekleştirdim.

Dijital Dönüşüm bir yolculuk mu yoksa varış noktası mı? https://www.youtube.com/watch?v=SI4EcMBMtLs

Eurasia Work Process Congress markasının ortaya çıkışı, etkinlikte özellikle dijitalleşme, dijital dönüşüm ve iş süreçlerinin dijitalleşmesi özelinde öne çıkan öğretiler ve sonraki hedeflere yönelik marka sahipleri, UK Danışmanlık CEO’su Umut Koksal ve Pixel Soft Kurucu Ortağı Vedat Karako ile bir söyleşi gerçekleştirdik. Keyifle okumanız dileğiyle…

Ergi Şener: Öncelikle sizleri tanıyabilir miyiz? Çalışmalarınızdan bahsedebilir misiniz?

Umut Köksal: UK Danışmanlık, 2011 yılında, kurumlara butik olarak eğitim ve yönetim danışmanlığı hizmeti vermek üzere kuruldu. Mavi yakalı çalışan iletişimi ve yönetimi, işletmelerin insan kaynakları sistemlerinin kurulması, kurumsal performans, işletmelerde verimlilik artırma, satış ekiplerinin performansının güçlendirilmesi ve son olarak maliyet düşürme alanları çalışmalar yaptığımız ve odaklandığımız alanlardan birkaçı.
2016 yılının ikinci yarısında temellerini atmaya başladığımız, 2017 yılında oluşumunu tamamladığımız ‘’İnovasyon ve Dijital Dönüşüm’’ bölümü bünyesinde de, tasarım odaklı düşünme, kurumsal inovasyon, ve dijitalleşme alanında ülkemizin alanında lider kurumları ile çalışmalar gerçekleştirmekteyiz.

Vedat Karako: Pixel Soft Office 2009 yılının başlarında kurulmuş, kurumsal ulusal ve uluslararası markalara web/mobil tabanlı birçok farklı proje geliştiren bir şirket. Bu projelerin başında Coca Cola, BP, Philip Morris, Arçelik, Koçtaş gibi müşteriler ile hayata geçirdiğimiz çözümleri sayabiliriz.
Dijital dönüşüm açısından süreçlerin dijital ortamlara taşınarak daha verimli ve optimize çalışması için emek vermekteyiz. Bu kapsamda, farklı teknolojileri hibrid çözümlerle sunma kabiliyetimizi günden güne kuvvetli bir kas haline getirmenin haklı gururunu da taşıyoruz diyebilirim. Şirketimiz ağırlıklı olarak duygusal zekaya da sahip mühendisler ağırlıklı olduğundan dijitalleşme süreçlerinde insan faktörünü öngörerek ve iyi analizler yaparak doğru süreçleri hayata geçirmekteyiz.
Vizyon olarak, yurtdışında Barcelona ofisimizle birlikte yavaş ve derinden bir keşif doğrultusunda, farklılık katabileceğimiz projeleri değerlendirmeye devam ediyoruz.

Ergi Şener: “Eurasia Work Process” (Avrasya İş Süreçleri) Konferans markasını belirlerken neleri hedeflediniz ve isim süreci nasıl oluştu? Neden Avrasya?

Umut Koksal: İsim en baştan belliydi aslında. Vedat Bey ile bu konudaki istişarelerimizin temelleri, 2015’li yıllara kadar gidiyor. Markayı belirlerken, işletmelerin performansında temel nokta olan iş süreçlerinin verimliliğine yönelik beyin fırtınaları gerçekleştirdik. Bulunduğumuz coğrafya itibarı ile ülkemiz Avrupa ile Asya’nın orta noktasında, her iki kültüre de beşiklik eden bir yapı teşkil ediyor. İş süreçleri özelinde, hem ülkemizdeki hem de global kurumlara iş süreçlerindeki best-practice’leri mercek altına alabileceğimiz bir marka oluşturma hedefi için çabaladık ve mücadele verdik.
Vedat Karako: Lise yıllarına dayanan arkadaşlığımızın yanısıra, iş hayatına atıldıktan bir süre sonra Umut Bey ile tekrar bir araya gelmemiz tamamen bir tesadüf olmuştur. Bu tesadüf bizi bir yandan eski günleri anarken, bir yandan da kendi projelerimizin iletişimini daha etkin nasıl duyurabilirize götürdü. Aslında şunu görmüştük: 2 farklı iş kolu olarak yaptıklarımızın birbirini destekleyen ve tamamlayan yönleri olduğundan; bunu bütünsel bir ‘’iş süreci ‘’ konseptine oturtma yönünde bir adım atalım dedik.
Avrupa ve Asyayı birleştiren bir ülke olarak, her ikisinin de dayanılmaz gücünden faydalanmak ve konunun jeopolitik, stratejik ve ekonomik önemini de akılda tutarak “Avrasya İş Süreçleri” isminde mutabık kaldık. Zaten bu konsept bu topraklardan doğarak, bütün Avrasya kıtasındaki ülkelerdeki şirketlerin dijital dönüşümüne dokunma hedefiyle ortaya çıktı.

Ergi Şener: Eurasia Work Process Konferansı’nın ilki 14 Aralık’ta GYİAD’ın da desteği ile İstanbul’da gerçekleşti. Bu konferansa yönelik bilgi verebilir msiniz? GYİAD sürece nasıl dahil oldu ve bu işbirliği konferansa neler kazandırdı?

Umut Koksal: Herşeyden önce bunun için GYİAD’a ben özel olarak teşekkür ediyorum. Başkanımıza, GYİAD Dijital Komitesi’ne çok teşekkür ediyorum. Açıkçası, onlar olmasaydı, bu etkinliği bu kadar verimli ve bu kadar fark yaratan şekilde yapamazdık. Bu vesile ile bu konuda özel çaba veren ortağım Vedat Karako’ya ve moderasyondaki özen ve etkinliğe kattıklarınız için Siz, Ergi Şener’e de özel olarak teşekkür ederim. Kongre, Kiğılı, Coca-Cola, Denizbank, Medipol’den kıymetli konuşmacıların katılımı ile, İş Süreçlerinin Dijitalleşmesi teması ile 14 Aralık günü, geniş bir katılım ile gerçekleşti. Aldığımız geri-bildirimler çerçevesinde, fark yaratan ve dinleyicilerin, konferans sonrası belli kazanımları alıp; kurumlarındaki proje ve planlamalarına adapte etme gayreti içerisinde olmaları bize de heyecan, mutluluk verdi. Dijital Dönüşümün son derece önemli olduğu bir düzlemde, son derece kararında, etki ve farkındalığın yüksek olduğu bir etkinlikte emeğimizin olmasından ben şahsen onur, mutluluk duydum.

Vedat Karako: Çok sevgili derneğim GYİAD’a burada ayrı bir parantez açmak gerekir. GYİAD, sevgili başkanımız Yiğit Savcı önderliğinde 3 farklı alanda ciddi çalışmalar yapan komiteler oluşturdu: Bunlar GYİAD Kadın, GYİAD Sanat ve GYİAD Dijital.
GYİAD Dijital benim de dahil olduğum komitelerden bir tanesi ve Dijital odağında yıl içerisinde hangi zamanlarda hangi başlıklarda üyelerimize ne tip etkinlikler yapacağımızı planlarken, ben Aralık ayındaki etkinliğimiz için ‘’İş süreçlerinin Dijitalleşmesi‘’ konseptini önerdim. Bu vesileyle Avrasya İş süreçlerinin ilk etkinliğini aslında GYİAD Dijital’ın Aralık ayı için planladığı etkinlikle birleştirerek pahabiçilmez bir işbirliğini başlatmış olduk. Oldukça iyi geri dönüşümler aldığımız bir etkinlik oldu ve umarım ileride GYİAD ile birlikte nice farklı projeler yapmaya devam ederiz.

Ergi Şener: Eurasia Work Process Konferans’ın ilkinde dijital dönüşüm ve iş süreçlerinde dijitalleşmeye odaklandınız. İş süreçlerinin dijitaleşmesi 2018 ve sonraki yıllarda da önemini koruyacak. Bununla birlikte, dijitalleşme pek çok fırsatı yanında getirdiği gibi, bazı sektörler açısından da ciddi tehditler barındırmakta. Bu konularda, Konferans’da da öne çıkan öğretilerle birlikte düşüncelerinizi alabilir miyiz?

Umut Koksal: Herşeyden önce, dijitalleşmenin sadece görüntüde yani kozmetik bir dijitalleşme olarak değil, altyapısı sağlam, bilinçli bir dijitalleşme olarak hayata geçiyor olması önemli. İhtiyaç analizinin doğru yapılarak, dijitalleşmenin sadece kağıttaki operasyonların bilgisayar ortamına alınması değil, üst yönetimden başlayarak tüm kademelere yayılan bilinçli bir bakış, bir kurum kültürü olarak ortaya çıkması gerekiyor. Biz Eurasia Work Process Konferansı’nda, dijital dönüşüm ve iş süreçlerinde dijitalleşme kararını verirken; dijitalleşmeye, iş süreçlerinin performansının artırılmasındaki en önemli parametrelerden bir tanesi olması itibarı ile özel bir önem verdik. Bu özel önemden dolayı yaklaşık 1-1,5 yıllık bir süreçte içerik, konuşma kararının verilmesi gibi konularda son derece seçici davrandık. Dijitalleşme ya da dijital dönüşüm süreçleri, bir yandan yazılım, diğer yandan da yönetim danışmanlığı ile birlikte entegre yürütülmesi gereken bir konu. Kurum, dijitalleşmek istiyorum, bir yazılım entegre edeyim, bunun için paket program alayım derse ve iş süreçlerini dikkate almadan kararlar verirse, burada hüsran ile karşı karşıya kalabilir. Kurumun yapısına uygun, ihtiyaçlarına uygun, süreçleri kolaylaştıran, süreç verimliliğini artıran dijitalleşme projelerine önem vermek kritik ve önemli. Bu da ancak iki yönlü yani bir tarafı yazılım, diğer tarafı yönetim danışmanlığı destekli yürütülebilecek ve üst yönetimin kararlılığına ihtiyaç duyan bir konu.

Vedat Karako: Öncelikle bütün konuşmacılar oldukça sıkı hazırlanmışlardı ve sektörleri özelinde önemli dijitalleşme öğretilerini paylaştılar. Moderatorumuz, Siz, Ergi Bey de bütün akışı olağanüstü etkin ve entellektüel sohbetinizle akıcı götürdünüz ve bizi birçok lezzetli dijitalleşme hikayeleriyle bilgilendirdiniz.
Dijitalleşme sürecinin ilk ayağı kararlılık ve iyi planlama olarak ortaya çıkıyor. Dijital dönüşüm çok kullanılan bir kavram ama içerisinde atıl hale gelmiş kaynakları yanlış verilen kararlar birçok risk de barındırıyor. Bu süreçte kararlı olup geri adım atmamak ve gerçekten kendi ihtiyaçlarımıza özel çözümler düşünmemiz temelde en kritik yaklaşımlar olabilir.

Ergi Şener: Eurasia Work Process’in bundan sonraki etkinlikleri neler olacak? Yurtdışına açılım hedefleriniz olduğunu biliyoruz, yurtdışında da yine dijitalleşme odağında mı etkinliği tasarlıyor olacaksınız ve hangi ülkeleri hedefliyorsunuz?

Umut Koksal: Eurasia Work Process, oldukça emek verdiğimiz ve Türkiye ile birlikte yurtdışında da tescilli bir marka. Markayı oluştururken ilk hedefimiz, markanın güçlü bir marka haline gelmesi ve adından da anlaşılacağı gibi Avrupa ve Asya ülkelerinde de farklı etkinlikler ile iş süreçleri, verimlilik, iş süreçlerinin dijitalleşmesi gibi konularda farkındalık sağlayıcı çalışmalara imza atmaktı. Şu anda gündemimizde 3-4 ülke var. Bu konuda en doğru işbirlikleri ile, sinerji sağlayacak, doğru enerji ile yürüyebileceğimiz iş ortaklarını seçerek onlar ile bu hedeflerimiz doğrultusunda ilerlemek istiyoruz. Bu vizyonu bizimle paylaşacak, bu doğrultuda katkı verecek akademik ya da profesyonel iş ortakları her zaman kabulümüzdür. Dijitalleşme sanırım yine ana gündemimizi oluşturan, odaklanacağımız noktalardan birisi olacak.

Vedat Karako: Bundan sonra dijitalleşen iş süreçleri konseptini ve bunun yeni teknolojik gelişmelerle ilişkilendirilmesini işlemeye devam edeceğiz.
Evet yurtdışı için şimdiden bize gelen ve ciddi değerlendirdiğimiz teklifler var. Bir sonraki durağımız Avrupada dijital hub görevini üstlenmiş ve start up’ların yoğun olduğu lokasyonlar olabilir.

Ergi Şener: İnovasyon ile atılım yapmak, rekabette öne çıkmak ya da farklılaşmak, organizasyonlarını daha verimli hale getirmek isteyen firmalara önerileriniz neler olur?

Umut Koksal: Herşeyden önce doğru ihtiyaç analizi yapmalılar. Inovasyon sadece teknolojik gelişme ya da yenilik değil; işin özü, süreçlerden başlıyor. Kurumun stratejilerini doğru belirleyerek, bunları kurumun en üst düzeyinden en alta doğru şekilde içselleştirilmeyi sağlayacak çalışmaları yapmak gerekiyor. Gerçek ihtiyaçları belirlemek ve gerçek durum tespitini hassasiyetle yapmak gerekiyor. Artık güç parada değil, know-how’da, bilgide, inovasyonda… İnovasyon ile atılım yapmak isteyen organizasyonlar, organizasyonel çevikliklerini artırmak, süreçlerini iyileştirmek, iş süreçlerini doğru şekilde dijitalleştirmek ve bunu da sürdürülebilir şekilde yapmak durumundalar. Aksi takdirde hiper rekabet koşullarında başarılı olmak gün geçtikçe zorlaşıyor.

Vedat Karako: Bence öncelikle kendi şirketlerinin bir durum raporlarını çıkartsınlar ve hedefledikleri şeye ulaşmak adına bir yol planı ortaya koysunlar.
İyi bir plan, sağlam bir niyet ile mümkün olabiliyor ve bunu eğer matematiksel değerlerle taçlandırabiliyorsanız o zaman başarılı ve mutlu bir şirket olabiliyorsunuz.
Farklı olmak için ekstra çaba harcanması gerektiğine inanmıyorum ama atılım yapmak için bir risk almak ve yeni bir teknolojiyi denemek bence şirkete yerleşmesi gereken bir kültür. Çalışanlarına etkin eğitimler aldıran ve farkındalıklarını arttıran şirketler daima kazanır çünkü bence en önemli sermaye beşeri sermayedir yani sorun da, çözüm de insanın kendisinde…